Privacy statement SV Mycelium

Hieronder vindt u de uitleg met betrekking tot gegevens die studievereniging Mycelium verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde groepen zullen nader aangeduide worden als ‘de leden’.

 

Het inschrijfformulier

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden op het inschrijfformulier en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. De gegevens verstrekt via het inschrijfformulier worden opgeslagen in het algemene ledenbestand, en worden bewaard tot maximaal een maand na opzegging van het lidmaatschap bij studievereniging Mycelium via de gangbare procedure voor opzegging, d.w.z. via een e-mail naar secretaris@mycelium.nu voor ingang van het nieuwe studiejaar (31 augustus).

 

Gegeven: Doel:
Voor- en achternamen Om onderscheid uit te drukken tussen leden
Geboortedatum Om te bepalen of een lid jonger of ouder is dan 18 jaar
Geslacht Om gebruik te kunnen maken van een correcte aanspreekvorm in brieven en/of (persoonlijke) emails
Telefoonnummer Om in contact te komen in geval van nood, en voor verheldering van onduidelijkheden en/of vragen.
E-mailadres Om in contact te komen en blijven in geval van mededelingen en/of uitnodigingen, en om de nieuwsbrief om de twee weken te verzenden met daarin relevant geachte informatie voor de leden.
Studentnummer Om te duiden welk type lidmaatschap benodigd is
IBAN Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld van 10 euro af te kunnen schrijven via automatisch incasso
BIC Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld van 10 euro af te kunnen schrijven via automatisch incasso

 

Het reisformulier

Op het inschrijfformulier voor de studiereis van studievereniging Mycelium worden aanvullende gegevens gevraagd op het standaard ledenbestand. Deze gegevens worden alleen verzameld bij de leden die deelnemen aan de studiereis.

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden voor deelname aan de studiereis. Ander benodigde, reeds bekende gegevens kunnen uit het ledenbestand gehaald worden. Ter controle kunnen deze bekende gegevens nogmaal gevraagd worden op het inschrijfformulier.

 

Gegeven: Doel:
Telefoonnummer ouder/voogd Om in contact te komen in geval van nood
Adres thuisblijver Om in contact te komen in geval van nood
IBAN Om de reissom in termijnen af te kunnen schrijven via automatisch incasso

 

(Digitaal) beeldmateriaal

Tijdens activiteiten van studievereniging Mycelium worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. Deze foto’s worden op de website geüpload en beschermd achter een wachtwoord, zodat de afbeeldingen niet openbaar toegankelijk zijn dit met uitzondering van de commissie foto’s waarmee de commissies worden voorgesteld. Dit wachtwoord wordt slechts verspreid onder leden en wordt om de twee jaar veranderd. Foto’s worden automatisch op de website geplaatst.

Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden in het magazine ‘de Freem’, in het smoelenboek en op sociale media kanalen bestaande uit: Snapchat, Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. De Snapchat en Instagram accounts zijn afgeschermd.

Door het ondertekenen van dit document wordt tevens toestemming gegeven om in de Mycelium kamer (Thomas van Aquinostraat 6.00.16) foto’s te gebruiken voor informatieve- en decoratieve doeleinden.

Plaatsing gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het geportretteerde lid. Bezwaren kunnen ook na plaatsing nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen.

 

Het is te allen tijde mogelijk om de eigen verzamelde gegevens in te zien bij de secretaris. Hier kan ook een verzoek tot aanpassing, verwijdering of aanvulling van de gegevens worden ingediend. Enkel het bestuur van s.v. Mycelium kan de verzamelde gegevens inzien, tenzij anders aangegeven. Met deze gegevens kan ook gecontroleerd worden of leden aanwezig zijn op activiteiten. Wanneer een lid zijn of haar lidmaatschap opzegt worden de gegevens binnen een maand verwijderd, met uitzondering van beeldmateriaal.

Door het ondertekenen van dit document, gaat u akkoord met bovengenoemde regeling omtrent het verzamelen van gegevens.