Privacy statement SV Mycelium

Hieronder vindt u de uitleg met betrekking tot gegevens die studievereniging Mycelium verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde groepen zullen nader aangeduide worden als ‘de leden’.

 

Privacy statement

Hieronder vindt u de uitleg met betrekking tot gegevens, die studievereniging Mycelium verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde groepen zullen nader aangeduid worden als ‘de leden’. De vereniging verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze voorwaarden, tenzij u hiervan tevoren toestemming voor heeft gegeven. Deze privacyverklaring is aan verandering onderhevig en leden moeten om deze reden de privacy statement regelmatig raadplegen. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen zullen in dit document worden gewijzigd en hiervoor wordt opnieuw toestemming gevraagd. Drastische veranderingen in de privacy statement kunnen daardoor niet tussentijds worden aangepast. Tenzij voorafgaand aan de verandering toestemming is gevraagd aan de leden die de privacy statement eerder al hebben getekend.

Het inschrijfformulier

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden op het inschrijfformulier en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om gebruik te maken van de diensten van de vereniging. De gegevens verstrekt via het inschrijfformulier worden opgeslagen in het algemene ledenbestand. Deze worden opgeslagen op een digitaal administratieprogramma, waar alleen de penningmeester en de secretaris van studievereniging Mycelium toegang tot hebben. Met de beheerders van dit administratieprogramma is een verwerkers overeenkomt afgesloten. De persoonsgegevens worden bewaard tot en met augustus van het collegejaar waarin het lid- of donateurschap wordt opgeheven bij studievereniging Mycelium via de gangbare procedure voor opzegging, d.w.z. via het uitschrijfformulier op de website [http://mycelium.nu/leden/uitschrijfformulier/] vóór 31 augustus. Daarna worden de gegevens verwijderd. Als een persoon opnieuw lid of donateur wil worden, dient hij of zij opnieuw een formulier in te vullen.

 

Gegeven: Doel:
Voor- en achternamen Om onderscheid uit te drukken tussen leden
Geboortedatum Om te bepalen of een lid jonger of ouder is dan 18 jaar, wat van belang is voor de wet
Telefoonnummer Om in contact te komen in geval van nood, en voor verheldering van onduidelijkheden en/of vragen
Adres Voor het opsturen van documenten, zoals het verenigingsblad
E-mailadres Om in contact te komen en blijven in geval van mededelingen en/of uitnodigingen, en om de nieuwsbrief te verzenden met daarin relevant geachte informatie voor de leden
Studentnummer Om te duiden welk type lidmaatschap benodigd is/ voor het aanvragen van subsidies
IBAN Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld van €12,50 af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen
BIC Om het jaarlijkse lidmaatschapsgeld van €12,50 af te kunnen schrijven via automatisch incasso en om toekomstige betalingen/declaraties makkelijker te laten verlopen
Start collegejaar Om onderscheid te maken tussen jaarlagen van de leden

Het reisformulier

Op het inschrijfformulier voor de studiereis van studievereniging Mycelium worden aanvullende gegevens gevraagd op het standaard ledenbestand. Deze gegevens worden alleen verzameld bij de leden die deelnemen aan de studiereis.

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden voor deelname aan de studiereis. Ander benodigde, reeds bekende gegevens kunnen uit het ledenbestand gehaald worden. Ter controle kunnen deze bekende gegevens nogmaals gevraagd worden op het inschrijfformulier.

Gegeven: Doel:
Telefoonnummer ouder/voogd Om in contact te komen in geval van nood
Adres thuisblijver Om in contact te komen in geval van nood
IBAN Om de reissom in termijnen af te kunnen schrijven via automatisch incasso

Daarnaast kan door de Radboud Universiteit aan studievereniging Mycelium gevraagd worden om bepaalde gegevens die bij de inschrijving zijn ingevuld te verstrekken. Dit om de studentstatus van de leden en daarmee de ledenlijsten te controleren. Hierbij gaat het om de naam van het lid en de status van de student (RU-student). Met het ondertekenen van deze privacyverklaring wordt akkoord gegaan met het verstrekken van de hierboven genoemde gegevens aan de Radboud Universiteit en het Radboud Fonds voor het aanvragen van subsidies.

Bij het ondertekenen van het inschrijfformulier wordt er dus toestemming gegeven voor het verwerken van de persoonsgegevens.

Inzien en aanpassen van uw gegevens

Het is altijd mogelijk om bij de secretaris uw verzamelde persoonsgegevens in te zien en om een verzoek tot wijzigen, aanvullen of verwijderen van de gegevens in te dienen. Voor alle gegevens geldt dat wanneer er sprake is van een wijziging, aanvulling of verwijdering, u deze zelf door dient te geven aan het bestuur.

Bezwaar maken

Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen het verzamelen van persoonsgegevens. Indien de grond van studievereniging Mycelium zwaarder weegt dan het bezwaar, kan studievereniging Mycelium ervoor kiezen om het verwerken voort te zetten. Als er alleen bezwaar is aan het verstrekken van (bepaalde) persoonsgegevens aan de Radboud Universiteit, dan kan dit ook aan studievereniging Mycelium gemeld worden. Indien studievereniging Mycelium al persoonsgegevens heeft verstrekt aan de Radboud Universiteit, zal studievereniging Mycelium de Radboud Universiteit op de hoogte stellen van de beperking van de persoonsgegevens.

Meldplicht bij een datalek

Studievereniging Mycelium heeft een meldplicht als er sprake is van een datalek. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat er zorgvuldiger omgegaan wordt met persoonsgegevens en dat de beveiliging hiervan in orde is. Er is sprake van een datalek als er verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens (zoals bovenaan beschreven) plaatsvindt. Mocht een datalek plaatsvinden, dan is vereniging Mycelium verplicht dit te melden aan haar leden. Voor meer informatie hierover, verwijzen wij u naar het protocol datalek.